LA FATTURA ELETTRONICA


Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.
L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due soggetti titolari di partita Iva, sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale.
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche tra privati sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:
1) va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone
2) deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:

  • verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura
  • controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.

In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.
In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

Come si predispone una fattura elettronica

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di:

  • un PC ovvero di un tablet o uno smartphone
  • un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.

ATTENZIONE: In alternativa ai software commerciali, chi ha la necessità di predisporre un numero limitato di fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete) oppure un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete).

Al momento di inserire i dati del cliente (cessionario/committente) bisogna ricordarsi di compilare sempre il campo “Codice Destinatario”: quest’ultimo campo potrà essere compilato con il codice di 7 cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente e rappresenta l’indirizzo telematico dove recapitare le fatture.
Se il cliente dovesse comunicare un indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura), il campo “Codice Destinatario” dovrà essere compilato con il valore “0000000” e, nel campo “PEC destinatario”, andrà riportato l’indirizzo PEC comunicato dal cliente.

Se, però, il destinatario è un consumatore finale, privo di partita Iva – come per esempio un condominio, che può anche essere sprovvisto di amministratore – si ritiene, salvo chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate, che il fornitore debba trasmettere la fattura elettronica inserendo il codice fiscale del condominio e il codice destinatario “0000000”. In tal caso, il Sistema di Interscambio non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest’ultimo in un’apposita area di consultazione riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Il fornitore è comunque obbligato a consegnare al condominio una copia informatica o cartacea della fattura tramite i canali tradizionali (ad esempio, via posta o e-mail). Per tale ragione, si ritiene che il condominio, essendo assimilato ad un privato consumatore, non debba dotarsi di un canale di ricezione delle fatture (PEC o codice destinatario).

Una volta conclusa la predisposizione della fattura, la procedura permette di ricontrollare tutte le informazioni inserite e salvare il file della fattura nel formato obbligatorio XML: tale file potrà essere anche visualizzato e salvato in formato PDF, ma occorre ricordarsi che il file da inviare al SdI è quello XML. Se la fattura viene predisposta ed inviata al cliente in forma diversa da quella XML ovvero con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, così come previsto dal provvedimento del 30 aprile 2018, tale fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni (di cui all’art. 6 del Dlgs n. 471/1997) a carico del fornitore e con la impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del cliente.

Come si invia una fattura elettronica al cliente
Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse. Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento.

Se uno o più dei controlli sopra descritti non va a buon fine, il SdI “scarta” la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto.
La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico (FTP o Web Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica.

Se la fattura elettronica è stata scartata dal SdI occorrerà correggere l’errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente al SdI il file della fattura corretta: al riguardo è consigliabile ricompilare la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata.

Se i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna.
Nella ricevuta, inoltre, è riportato il nome che è stato assegnato al file dal soggetto che ha predisposto la fattura, un numero – attribuito dal SdI – che identifica univocamente il file della fattura e un ulteriore codice – definito hash – che consente di garantire l’integrità del file stesso.

Nel caso in cui la casella PEC dove il SdI prova a recapitare il file della fattura, non fosse attiva (ad esempio se la casella PEC è piena) il SdI – leggendo il numero di partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) all’interno della fattura – mette comunque a disposizione il duplicato della fattura nell’area riservata di “Consultazione  Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”.
In tale situazione, il SdI invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di impossibilità di consegna all’interno della quale è indicata la data di messa a disposizione del file al cliente.
In questo caso la fattura si considera emessa per il fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta (ai fini fiscali) dal cliente. Per tale motivo, è importante che il fornitore (cedente/prestatore) avvisi il cliente – per vie diverse dal SdI (ad esempio tramite email, telefono o altro contatto) – che la fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata, in modo tale che quest’ultimo possa consultarla e scaricarla dalla predetta area: la data di decorrenza della detraibilità dell’Iva, per il cliente, scatterà dal momento di visualizzazione/scarico della fattura.

Come si conservano le fatture elettroniche
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).
Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica
Sono esonerati dall’obbligo di emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190).
Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.

Questi soggetti, pur essendo esonerati dall’obbligo di emettere le fatture elettroniche, dovranno in realtà attrezzarsi comunque per riceverle.